Làm việc với công ty sản xuất bao bì thế nào để giảm tổng chi phí

Khi so sánh nhà cung cấp bao bì, nhiều doanh nghiệp chỉ đặt hai đơn giá cạnh nhau. Nhưng với doanh nghiệp sản xuất có sản lượng đều, chi phí bao bì thật sự là tổng của nhiều khoản qua cả năm, không chỉ con số trên một báo giá.

Bài viết này tập trung vào phần chi phí mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm khi làm việc với công ty sản xuất bao bì: cách đặt quy cách, cách làm thiết kế, cách báo sản lượng và cách duyệt mẫu.

Tổng chi phí bao bì gồm những gì

Ngoài đơn giá mỗi túi hoặc mỗi mét màng, tổng chi phí bao bì thường gồm:

• Chi phí chuẩn bị cho mỗi mẫu in. Với in ống đồng, mỗi thiết kế cần bộ trục in riêng. Thiết kế càng nhiều phiên bản, phần chi phí chuẩn bị càng lớn.
• Chi phí đổi mẫu. Mỗi lần sửa thông tin, đổi bố cục hay thêm phiên bản là một lần làm lại file, duyệt lại và có thể làm lại trục.
• Hàng lỗi và in lại. Sai thông tin trên nhãn, sai màu, sai kích thước so với máy đóng gói đều dẫn đến in lại.
• Tồn kho bao bì. Bao bì in sẵn cho mẫu cũ sẽ thành hàng bỏ khi nhãn thay đổi.
• Nhân công đóng gói. Kiểu bao bì quyết định đóng tay hay đóng trên máy.

Đơn giá thấp mà các khoản còn lại cao thì tổng chi phí vẫn cao. Bốn việc dưới đây nhắm vào từng khoản.

1. Chuẩn hóa quy cách giữa các sản phẩm

Nhiều doanh nghiệp có hàng chục SKU, mỗi SKU một kích thước, một cấu trúc màng, một kiểu túi. Mỗi quy cách riêng là một lần đặt riêng với sản lượng nhỏ hơn.

Với bao bì in theo yêu cầu, sản lượng càng lớn, đơn giá càng cạnh tranh. Vì vậy, nên rà lại danh mục sản phẩm và hỏi:

• Những SKU nào có khối lượng gói gần nhau, có thể dùng chung một kích thước túi?
• Những SKU nào có cùng rủi ro bảo quản, có thể dùng chung một cấu trúc màng?
• Những SKU nào đi cùng kênh bán, có thể dùng chung một kiểu túi?

Ví dụ, hàng khô thường dùng OPP/CPP hoặc PET/PE, còn cà phê, trà, hạt dùng màng có lớp MPET hoặc nhôm. Nhiều SKU cùng nhóm có thể dùng chung cấu trúc để gom sản lượng.

Khi trao đổi với nhà sản xuất, nên hỏi họ tính sản lượng thế nào khi nhiều mẫu in dùng chung một quy cách. Câu trả lời ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn gom đơn.

2. Thiết kế một hệ thống dùng chung cho nhiều SKU

Số màu in là một yếu tố trong đơn giá. Ngoài ra, mỗi thiết kế cần trục in riêng. Vì vậy, cách làm thiết kế ảnh hưởng đến chi phí của cả dòng sản phẩm.

Một cách làm hiệu quả là chia thiết kế thành hai phần:

• Phần chung: nền, logo, bố cục, khung thông tin. Phần này giữ giống nhau trên mọi SKU.
• Phần riêng: tên sản phẩm, hương vị, màu nhận diện, mã vạch. Phần này thay đổi theo SKU.

Khi nhận báo giá, nên hỏi rõ ba điều: chi phí trục in được tính thế nào, trục nào có thể dùng lại giữa các mẫu, và trục có được giữ cho đợt in sau hay không. Đây là các câu hỏi về chính sách của từng nhà sản xuất, nên cần được trả lời bằng văn bản cùng báo giá.

Thông tin thay đổi thường xuyên như lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng nên được tách khỏi phần in sẵn và để vị trí trống cho máy in date. Như vậy, một mẫu bao bì có thể dùng cho nhiều lô mà không cần in lại.

3. Báo trước sản lượng và lịch đặt hàng

Nhà sản xuất chỉ báo giá theo sản lượng mà bạn cho họ biết. Nếu mỗi lần chỉ hỏi số lượng của một lần đặt, báo giá sẽ theo số lượng đó.

Khi hỏi giá, nên gửi:

• Sản lượng dự kiến mỗi đợt.
• Tần suất đặt hàng trong năm.
• Những tháng có nhu cầu cao hơn, nếu sản phẩm có mùa vụ.

Kế hoạch đặt hàng cũng giúp tránh đơn gấp và tránh tồn kho bao bì mẫu cũ khi nhãn thay đổi. Tiến độ sản xuất phụ thuộc vào sản lượng, cấu trúc bao bì và độ phức tạp của thiết kế in, nên được xác nhận cùng báo giá cho từng đơn.

4. Giảm hàng lỗi và in lại

Một lô bao bì in sai là chi phí mất trọn: vật liệu, công in, thời gian, và có khi cả lịch giao hàng của bạn. Phần lớn lỗi này có thể chặn trước khi sản xuất.

Phía doanh nghiệp:

• Kiểm tra kỹ các thông tin bắt buộc trên nhãn trước khi duyệt file.
• Gửi đúng thông số máy đóng gói nếu dùng cuộn màng: khổ màng, đường kính lõi, độ dày, cấu trúc màng.
• Duyệt bản in và nhận mẫu thử trước khi chốt đơn. Quy trình đặt in thường đi qua các bước chọn kích thước, chất liệu, thiết kế, báo giá, nhận mẫu thử, chốt đơn, rồi mới sản xuất và giao hàng.

Phía nhà sản xuất: hỏi họ kiểm tra những gì trên mỗi lô. Tại KOVAA, quy trình kiểm định gồm kiểm tra ngoại quan và cấu trúc (sắc độ in, độ bám dính của mực, lỗi tách lớp màng), kiểm tra độ bền cơ lý (drop test, lực kéo giãn đứt, khả năng chịu nhiệt của đường hàn) và kiểm tra cản khí.

Khi đổi nhà cung cấp bao bì

Đổi nhà cung cấp là lúc dễ phát sinh chi phí ẩn nhất. Để bản in mới giống bản cũ và chạy được trên máy hiện có, nên chuẩn bị:

• Mẫu bao bì đang dùng.
• File thiết kế gốc.
• Thông số màng: cấu trúc, độ dày, kích thước.
• Yêu cầu về màu, nếu có màu nhận diện cần giữ đúng.
• Thông số máy đóng gói, nếu dùng cuộn màng.

Nếu đang có báo giá của nhà cung cấp hiện tại, bạn có thể gửi kèm để KOVAA báo lại theo cùng quy cách cho bạn so sánh.

KOVAA làm gì trong chuỗi này

KOVAA là nhà sản xuất bao bì nhựa mềm và màng ghép in theo yêu cầu. Dây chuyền gồm thổi màng PE/PP từ hạt nhựa nguyên sinh, in ống đồng, tráng ghép màng, chia cuộn và cắt dán tự động.

Sản phẩm gồm túi thành phẩm như túi hàn lưng, túi 3 biên, túi zipper, và cuộn màng cho máy đóng gói tự động. Tùy đơn hàng, cuộn màng được báo giá theo mét hoặc theo kg. KOVAA không sản xuất hộp giấy, hộp thiếc, bao PP dệt hay túi rác, vì vậy các loại bao bì đó cần nhà cung cấp khác.

Xem thêm: chi phí bao bì nhựa thực phẩm và cách chọn cấu trúc vừa đủ, hoặc dịch vụ in túi hàn lưng theo yêu cầu.

Gửi danh sách SKU, quy cách đang dùng và sản lượng dự kiến qua Zalo hoặc trang Liên hệ. KOVAA sẽ xem quy cách nào có thể dùng chung và báo giá theo sản lượng của bạn.